THIẾT KẾ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC – P3

Ngoài văn phòng thiết kế kín và không gian mở, kiểu bố trí thứ ba mà chúng ta sẽ thấy ngày càng phổ biến, liên quan đến không gian hợp tác. Một số người yêu thích loại văn phòng làm việc kiểu này nhưng một số người khác thì lại không thích. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu điều này.

Không gian cộng tác về nguyên tắc có các vị trí không được chỉ định trước cho hầu hết các nhóm, cho phép họ lựa chọn môi trường làm việc của mình theo nhiệm vụ cần thực hiện, cụ thể là:

  • Sự tập trung
  • Sự hợp tác
  • Xã hội hóa
  • Chia sẻ và học hỏi

Đây được gọi là nguyên tắc “Nơi làm việc dựa trên hoạt động”.

Không nên áp dụng phương pháp này dựa trên ý kiến chủ quan cá nhân. Đó phải là kết quả của sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp, trong đó tất cả nhân viên đã đồng tình và hiểu rõ với kiểu bố trí không gian hợp tác. Có một cách quản lý thay đổi toàn bộ để áp dụng nếu bạn muốn gặt hái tất cả các lợi ích.

Để đảm bảo rằng mọi người đều vận hành môi trường làm việc của họ một cách đúng đắn và tôn trọng, quy tắc ứng xử cũng phải được thiết lập.

Bạn sẽ suy ra rằng điều cần thiết là tính di động phải được thực hiện bằng cách sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động. Đối với các tệp dữ liệu, nó là chung và được chia sẻ bởi tất cả, hoặc cá nhân. Trong trường hợp này, tủ đựng đồ, tủ đựng ly hoặc tủ đựng hồ sơ chuyên dụng được cung cấp trong không gian khác. Phương pháp không cần giấy tờ được ưu tiên, càng cơ động càng tốt.

 THUẬN LỢI

Tùy thuộc vào vị trí, điều kiện làm việc và nhiệm vụ của bạn, cách làm việc mới này hấp dẫn với nhiều người.

Dưới đây là những ưu điểm:

Quyền tự chủ và tính linh động, động lực, cam kết, sáng tạo, đổi mới...
Người lao động ngày nay cần cảm thấy tự do và được trao quyền trong cách họ làm việc, đặc biệt là thế hệ millennials (những người sinh năm 1980 đến 1990). Văn hóa doanh nghiệp mới phải được thực hiện khi áp dụng kiểu bố trí này, do đó nó mang lại nhiều động lực hơn về phía những nhân viên, những người sẽ tận tâm, sáng tạo và đổi mới hơn cho công ty.

Khả năng sinh lời của không gian
Ngày càng nhiều công ty cung cấp dịch vụ làm việc từ xa vài ngày một tuần cho nhân viên của họ, hoặc sử dụng các nguồn lực bên ngoài hoặc theo hợp đồng. Một vị trí được chỉ định cho mỗi người trong số họ sẽ là một sự lãng phí không gian và tạo ra chi phí vận hành không cần thiết (tiền thuê và đồ đạc).

Mở rộng/Tăng trưởng
Việc thêm một số người vào nhóm làm việc nếu có, tổ chức lại không gian; do đó điều này làm giảm đáng kể chi phí cải tạo. Tính linh hoạt của không gian là chìa khóa trong kiểu bố trí này.

Tính vận động
Thay đổi các khu vực trong ngày, tùy thuộc vào nhiệm vụ chúng ta phải thực hiện, đòi hỏi sự di chuyển và thay đổi tư thế, đó là chìa khóa của tính vận động ở nơi làm việc. Có thể cung cấp các trang bị nội thất thông thường, một số có bàn điều chỉnh độ cao, một số khác có ghế dài hoặc ghế bành (trang trọng hơn) và thậm chí là các khu vực được trang bị máy chạy bộ!

Thu hút thế hệ Y (millennials)
Triết lý kinh doanh mới này thu hút millennials thông qua quyền tự chủ mà nó mang lại cho họ. Họ sẽ sớm chiếm lĩnh 75% thị trường, điều quan trọng là phải thích ứng với môi trường làm việc cho phù hợp với tâm lý của họ.

Cải thiện sự gắn kết giữa các nhân viên/chuyển giao kiến ​​thức
Thay vì chỉ cọ xát với một số ít người xung quanh khu vực làm việc cố định của bạn, bạn có cơ hội chia sẻ và trao đổi với các đồng nghiệp khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực công việc. Cũng dễ dàng nhóm lại với nhau theo nhóm trong suốt thời gian của một dự án hoặc một phiên làm việc nhóm. Ngoài ra, sự kết hợp của các thứ bậc và kinh nghiệm khác nhau là một tài sản tuyệt vời cho những người trẻ mong muốn học hỏi từ các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn họ.

Ánh sáng tự nhiên
Các khu vực mở cho phép mọi người được hưởng lợi từ ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ. Và đối với một số phòng kín, có những giải pháp tuyệt vời để không hạn chế ánh sáng cho cả nhóm.

 NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP

Mặt khác, kiểu sắp xếp mới này khó áp dụng cho một số loại vị trí và công ty nhất định. Do đó, điều quan trọng là phải thảo luận cùng nhau để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là một số nhược điểm giải thích sự không hài lòng của một số người, kèm theo các giải pháp.

Âm thanh và quyền riêng tư
Một số phòng ban yêu cầu sự riêng tư liên tục về hình ảnh và âm thanh từ các thành viên khác trong nhóm. Kiểu sắp xếp này do đó không lý tưởng cho họ, hoặc ít nhất nó phải được điều chỉnh. Ví dụ, một khu vực đóng cửa có thể được chỉ định cho họ.
Khi thỉnh thoảng cần phải bảo mật, cách bố trí này là lý tưởng vì các phòng kín cho phép sự tập trung và các phòng họp sẽ được lên kế hoạch.

Để quản lý tiếng ồn trong những không gian này, ngoài các phòng kín, các giải pháp tương tự như các khu vực mở cũng được áp dụng:

  1. Nhân viên sẽ có thể mượn các phòng được gọi là '' buồng điện thoại '' để nói chuyện điện thoại dài;
  2. Các cuộc điện đàm ngắn hoặc các cuộc trò chuyện giữa các đồng nghiệp phải được thực hiện bằng giọng nói trầm hoặc vừa phải;
  3. Các cuộc thảo luận dài hơn giữa các đồng nghiệp nên diễn ra tại các khu vực được chỉ định để hợp tác, giao lưu, v.v.;
  4. Các khu vực làm việc mở có thể được phân loại để giảm số lượng bàn máy trên mỗi khu vực;
  5. Phải lắp đặt các vật liệu tiêu âm: thảm, tấm ngăn cách âm, trần gạch tiêu âm, tấm tiêu âm trên tường hoặc treo trên trần;
  6. Lắp đặt hệ thống che âm thanh.

Cảm giác thứ bậc và mất không gian cá nhân
Các nhà lãnh đạo không có văn phòng riêng có thể thất vọng với sự thay đổi này vì đôi khi loại văn phòng đại diện cho địa vị của người đó trong công ty. Ngoài ra, một số người thích tùy chỉnh không gian làm việc của họ. Chính vì lý do này mà sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp được hỗ trợ bởi những quản lý tốt là điều cần thiết cho sự thành công của dự án làm việc.

Và không có gì ngăn cản việc có nhiều kiểu bố trí khác nhau trong cùng một văn phòng!

Do đó, chúng tôi mời bạn đặt lịch hẹn để được tư vấn miễn phí qua trang web của chúng tôi, thảo luận và thiết lập kế hoạch phù hợp, theo thực tế và mong muốn thay đổi của doanh nghiệp bạn.
Rất mong được sự ủng hộ của mọi người trong những ý tưởng thiết lập văn phòng làm việc như trên!